IRMA – asiakas ja kilpailujärjestelmärekisteri

Tietoseloste 21.5.2018

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Suunnistusliitto ry, Valimotie 10, 00380 Helsinki, tietosuoja@suunnistusliitto.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Tietoja käsitellään suunnistuksen kilpailutoiminnan toteuttamiseksi, jäsenyyksien hoitamiseksi (suunnistusalueet) ja asiakassuhteen hoitamiseksi.

Yhteystietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointiin, mikäli henkilö on sen sallinut.

Suunnistusseurojen pääkäyttäjille voidaan toimittaa seurojen henkilölistoja, lista kilpailuun ilmoittautuneista henkilöistä, erilaisia rankilistauksia kilpailun järjestämistä varten ja tarvittaessa järjestettävään kilpailuun osallistuvan henkilön yhteystiedot, esimerkiksi hätätilanteessa.

Rekisterinpitäjän lehtirekisteriin siirretään niiden rekisteröityjen osoitetiedot, jotka ovat tilanneet Suunnistaja-lehden.

Käsittely perustuu siihen joko siihen että rekisteröity on antanut suostumuksen tai siihen, että rekisterinpitäjän sekä suunnistusalueiden ja -seurojen on käsiteltävä henkilötietoja, jotta pystytään toteuttamaan kilpailujen järjestäminen. Rekisterinpitäjän on pystyttävä myös pitämään yllä tietoa rekisteröityjen pätevyyksistä ja ansiomerkeistä.

  1. Henkilötietoryhmät

Rekisteröidyn itsensä lisäksi hänen henkilötietoja saadaan rekisteröityjen edustamien seurojen pääkäyttäjiltä, rekisterinpitäjältä ja kilpailujärjestäjien toimittamista kilpailutuloksista. Lisäksi kenellä tahansa henkilöllä on mahdollisuus tallentaa rekisteriin uusi rekisteröity.

Erillisestä urheilun Suomisport-palvelusta siirretään tieto siellä lunastetuista suunnistuksen lisensseistä IRMA-palveluun. Siirrettävä tieto on nähtävissä IRMA-palvelussa vain siltä osin, että rekisteröidyllä näkyy maininta hänen lunastamastaan lisenssistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietojen vastaanottajaryhminä toimivat

  1. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun kohdassa 2 mainittujen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi on tarpeellista.

Henkilötiedot poistetaan 5 vuoden kuluttua, mikäli rekisteröity ei ole käyttänyt rekisteriä. Poikkeuksena rekisteröidyt, joilla on rekisterissä meriittejä (pätevyydet ja ansiomerkit), jotka eivät vanhene. Tällaisten rekisteröityjen tiedot poistetaan rekisteröidyn kuollessa tai rekisteröidyn pyytäessä itse tietojensa poistamista rekisteristä.

  1. Rekisterin suojausperiaatteet

IRMA-palvelu on SSL-suojattu internetpalvelu, johon jokaisella on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla pääsee tarkastelemaan ja muuttamaan omia tietojaan. Lisäksi seurojen nimeämillä pääkäyttäjillä on oikeus oman seuransa henkilöiden tietoihin. Suunnistusliiton pääkäyttäjillä on oikeus kaikkiin tietoihin. Muilla Suunnistusliiton toimihenkilöillä on työtehtävien hoitamisen kannalta tarpeelliset rajatut oikeudet, joilla he pääsevät näkemään käyttäjien henkilötiedot, mutta eivät pääse muuttamaan niitä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pyyntö edellä mainittujen toimien toteuttamiseen tulee tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.

  1. Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn mahdollisesti annettu suostumus rekisterin kautta tai ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.

  1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus hänen henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle.

  1. Muut henkilötietolähteet kuin rekisteröity itse

Henkilötietoja saadaan suunnistusseurojen järjestämien kilpailujen tuloksista. Tieto on peräisin yksityisesti ylläpidetystä tietolähteestä EU:n alueella.